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Casos de éxito

Lo que ya está funcionando,y lo que estamos construyendo.

Cada proyecto de esta página es un negocio real, con nombre propio y una operativa concreta detrás. Donde hay una cifra, es una cifra medida en su día a día, no una estimación de folleto.

Dos de los cinco están todavía en desarrollo. Los marcamos como tal y explicamos qué se está construyendo, porque publicar resultados que aún no existen no ayuda a nadie a decidir.

5negocios 3sistemas funcionando 2en desarrollo
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Proyectos

Cinco negocios, cinco operativas distintas.

Asesoría Fiscal Carlos Bautista

Asesoría fiscal, contable y laboral · Barcelona

Implementado y funcionando

Las facturas entraban por correo y por varios canales a la vez, y ordenarlas se comía las primeras horas del día: descargar, clasificar, renombrar, archivar y comprobar que no faltara nada antes de poder contabilizar.

−60%

menos tiempo en el procesamiento documental. El proceso pasó a ocupar un 40% del tiempo que consumía antes.

  1. Email
  2. clasificación
  3. Google Drive
  4. Airtable
  5. revisión humana

Qué automatizamos
  • Recepción y clasificación automática de las facturas que llegan por correo, orquestada con n8n.
  • Archivo estructurado en Google Drive, con nomenclatura y carpetas consistentes.
  • Registro y seguimiento de la información contable en Airtable, lista para contabilizar.
  • Panel de control con las facturas recibidas, su estado de procesamiento, incidencias y métricas operativas.
  • Detección de documentación incompleta y aviso para revisión humana.
“Antes empezábamos el día ordenando facturas y comprobando que no faltara nada. Ahora eso ya está hecho cuando llegamos, y el tiempo se va en lo que de verdad requiere criterio.”
Carlos Bautista · Asesoría Fiscal Carlos Bautista Borrador · pendiente de confirmar

AOL Clinics — Medicina Estética Avanzada

Clínica de medicina estética · Barcelona

Implementado y funcionando

Casi todas las solicitudes entran por WhatsApp, a cualquier hora y con la misma tanda de preguntas: precios, disponibilidad, en qué consiste cada tratamiento. Cada una interrumpía la consulta o se quedaba esperando hasta el final del día.

+12

reservas adicionales al día, gestionadas sin ampliar el equipo de recepción.

  1. WhatsApp
  2. preguntas
  3. disponibilidad
  4. reserva
  5. recordatorios
  6. equipo

Qué automatizamos
  • Atención automatizada de la primera consulta por WhatsApp, con respuesta inmediata a las preguntas frecuentes.
  • Recogida estructurada de la información necesaria antes de derivar al equipo.
  • Consulta de disponibilidad, reserva y confirmación de cita desde la propia conversación.
  • Recordatorios, reprogramación y recuperación de los huecos que se liberan.
  • Derivación con todo el contexto cuando la consulta requiere criterio médico.

La valoración médica y las decisiones clínicas siguen siendo del equipo: el sistema ordena la entrada y la agenda, no diagnostica.

“La mayoría de pacientes nos escribe fuera de horario. Ahora reciben respuesta al momento y la agenda se llena sola; nosotros entramos cuando hay algo que valorar.”
Dirección · AOL Clinics Borrador · pendiente de confirmar

Pastelería Rulli

Pastelería artesanal, panificación y café de especialidad · Barcelona

Implementado y funcionando

Los encargos de tartas y pedidos especiales entran por varios canales y se concentran en los días fuertes. A eso se suma la parte administrativa y contable, que acababa haciéndose a última hora, con el obrador ya cerrado.

Qué automatizamos
  • Entrada y registro ordenado de los pedidos, con confirmación automática al cliente.
  • Aviso al obrador con lo que hay que preparar cada día y para qué hora.
  • Tareas administrativas recurrentes: facturación, registro de operaciones y archivo de documentación.
  • Preparación de la información contable, para que el cierre no dependa de recopilar papeles.
8 h

menos de trabajo administrativo a la semana, fuera del horario de obrador.

Borrador · dato por confirmar
“En temporada alta los pedidos llegaban por todos lados y alguno se escapaba. Ahora entran ordenados, y la parte administrativa dejó de comerse el final del día.”
Pastelería Rulli Borrador · pendiente de confirmar

Lo que estamos construyendo

Horizon Inmobiliaria Barcelona

Agencia inmobiliaria · Barcelona y área metropolitana

En desarrollo

La cartera se publica a la vez en varios portales y en la propia web, y los contactos entran por todos ellos. El proyecto está en construcción: el objetivo es que cada solicitud entre una sola vez, se responda al momento y quede con seguimiento asignado.

“Trabajamos con varios portales y la misma información acababa duplicada. Lo que buscamos es que cada contacto entre una vez y no se quede nadie sin respuesta.”
Horizon Inmobiliaria Barcelona Borrador · pendiente de confirmar

Qué estamos construyendo

  • Centralización en un único punto de los contactos que llegan desde los portales, la web y el teléfono.
  • Respuesta inmediata y cualificación inicial de cada solicitud de visita.
  • Seguimiento automático de los contactos que se quedan parados o sin respuesta.
  • Panel comercial con el estado de cada operación y de cada inmueble.
Sin datos todavía

Sin resultados publicables todavía. Cuando el sistema esté en marcha y haya un dato medido en su operativa, aparecerá aquí.

LloberArq

Estudio de arquitectura residencial · Palma de Mallorca

En desarrollo

En un estudio pequeño, con proyectos largos y ticket alto, casi todo lo comercial y lo documental pasa por la misma persona: la que firma. El proyecto en curso no busca ahorrar horas sueltas, sino que el estudio deje de esperar a que esa persona encuentre un hueco.

“Cada propuesta de honorarios y cada acta de obra pasan por mí. Si eso se ordena, el estudio gana semanas en cada proyecto.”
Dirección · LloberArq Borrador · pendiente de confirmar

Qué estamos construyendo

  • Generación de propuestas de honorarios a partir de los datos del encargo, con el documento listo para revisar y enviar.
  • Actas de seguimiento de obra a partir de las notas dictadas en la visita, con las fotografías incorporadas al documento.
  • Arrastre automático de los puntos abiertos de un acta a la siguiente, para que nada se pierda entre visitas.
  • Capa de avisos construida sobre lo que llega al correo del estudio.
Sin datos todavía

Sin resultados publicables todavía. El alcance está definido y acotado; los datos llegarán con el sistema en funcionamiento.

Criterio

Qué publicamos y qué no.

Las cifras de esta página salen de implementaciones en marcha y están medidas sobre la operativa real del cliente. Cuando un proyecto todavía no ha producido un dato medible, lo decimos en vez de rellenar el hueco con una estimación.

Tampoco publicamos el nombre de un cliente sin su permiso, ni un testimonio que no haya escrito o aprobado la persona que lo firma. Un caso de éxito que hay que maquillar no es un caso de éxito.

Empecemos!

¿Tu operativa se parece a alguna de estas?

En una primera conversación miramos cómo funciona hoy tu proceso y dónde hay más que ganar. A partir de ahí proponemos algo concreto, con alcance, integraciones y criterios de supervisión definidos.

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+34 623 007 429 Email
automate@mtsystems.es

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